Dit privacybeleid heeft als doel nauwkeurig te informeren over de manier waarop gegevens die DEOM ontvangt, worden gebruikt en verwerkt. We vermelden alle procedures die we volgen om het privéleven, de wijze waarop u op eender moment kan tussenkomen en de controles die gebeuren om het nauwkeurig naleven van dit charter te garanderen.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de informatie en van “Uw Gegevens” is mevrouw Emilie Deom, bereikbaar via mail op gdpr@deom.be.
Toepassing
Dit privacybeleid is gericht op het verzamelen, beheren en gebruiken van uw gegevens door de entiteiten van DEOM nv. We voldoen daarom aan de GDPR (Algemene verordening gegevensbescherming).
Het respecteren van uw privéleven is een prioriteit van DEOM nv. We zijn ons bewust van uw recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop de gegevens en de informaties waarmee u persoonlijk geïdentificeerd zou kunnen worden (“Uw Gegevens”) die u aan DEOM kunt verstrekken of die deze laatste kan verzamelen, worden verwerkt. Dit privacybeleid legt u uit hoe we “Uw Gegevens” gebruiken en welke maatregelen we nemen om de vertrouwelijkheid en de veiligheid ervan kunnen bewaren.
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van uw contacten met DEOM NV, waaronder uw naam, voornaam, functie, bedrijfsnaam, professioneel postadres, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer, evenals alle andere informatie die u vrijwillig verstrekt via een informatieaanvraag, contactformulier, overeenkomst of andere correspondentie.
In het kader van onze commerciële relaties met klanten, leveranciers en partners kunnen wij eveneens gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, het beheer van bestellingen, facturatie, dienst-na-verkoop of het naleven van wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de aard van de relatie kunnen deze gegevens bijvoorbeeld facturatiegegevens, bankgegevens of informatie over de betrokken onderneming omvatten.
Wij kunnen daarnaast gegevens over u verzamelen wanneer u onze websites of sociale media gebruikt, wanneer u ons per e-mail contacteert, via cookies (zie hoofdstuk "Cookies"), surfgegevens en andere vergelijkbare technologieën. Wij verwerken eveneens bedrijfsgegevens zoals het btw-nummer of ondernemingsnummer en de professionele contactgegevens van contactpersonen van de betrokken rechtspersoon (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer).
Wanneer u onze website of digitale toepassingen gebruikt, kunnen bepaalde technische gegevens worden verzameld, zoals uw IP-adres, surfgegevens, informatie over uw browser en gegevens die voortvloeien uit het gebruik van cookies of gelijkaardige technologieën.
De gegevens die wij verwerken zijn voornamelijk afkomstig van de informatie die u zelf verstrekt, van de uitvoering van overeenkomsten of diensten, van aanvragen gericht aan onze onderneming, van publiek beschikbare of professioneel toegankelijke bronnen en, indien van toepassing, van partners die tussenkomen in het kader van onze activiteiten.
Wij zien erop toe dat de verzamelde gegevens toereikend, relevant en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
In bepaalde gevallen kunnen wij ook professionele contactgegevens verkrijgen via bedrijvengidsen, professionele databanken of andere wettelijk toegankelijke bronnen om onze producten en diensten voor te stellen aan ondernemingen die mogelijk interesse hebben. Betrokken personen beschikken te allen tijde over hun recht op inzage, rectificatie, bezwaar, beperking van de verwerking en verwijdering van hun persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
Waarom verzamelen we deze gegevens?
“Uw Gegevens” worden in de eerste plaats gebruikt om de contracten en relaties die ons binden correct te laten verlopen, maar ook om de opdrachten die we toevertrouwd krijgen beter te beheren.
Anderzijds gebruiken we “Uw Gegevens” om u uit te nodigen op conferenties, seminaries, festiviteiten, workshops, om u te informeren over promoties, onze nieuwtjes, over dingen die u zouden kunnen interesseren, voor direct marketing of om profielen aan te maken. Het aanmaken van profielen laat ons toe u meer gerichte en nuttigere informatie te bezorgen.
Indien u onze nieuwsbrieven of informatie over onze diensten niet langer wenst te ontvangen, kan u op eender welk moment uitschrijven zonder uw uitschrijven te moeten verantwoorden. Het volstaat om ons een e-mail te sturen of ons bedrijf te contacteren. U krijgt dan enkel elektronische direct marketingberichten indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. U kunt zich ook op eender moment en zonder enige kost uitschrijven voor direct marketingberichten. We gebruiken ook “Uw Gegevens” voor strategische doeleinden en met het oog op het verbeteren van onze producten en diensten. Indien we vaststellen dat een van onze websites of een specifieke pagina ervan minder bezoekers krijgt, kunnen we nagaan wat hiervan de oorzaak is. Bijgevolg kunnen we deze website aanpassen en verbeteren zodat onze klanten makkelijker toegang krijgen tot de informatie die ze zoeken.
Beheer databank
Alle persoonlijke gegevens worden beheerd door DEOM nv. De overdracht van gegevens gebeurt op gepaste en versleutelde wijze. Deze gegevens kunnen overgedragen worden aan entiteiten die deel uitmaken van DEOM en zijn partners en/of onderaannemers voor zover dat nuttig is voor het uitvoeren van hun opdracht.
DEOM bewaart de verzamelde gegevens op extreem beveiligde servers in het bedrijf, maar eventueel ook bij derden waarmee een verwerkingsovereenkomst werd afgesloten (bevat een niet-openbaarmakings- en vertrouwelijkheidsclausule), DEOM heeft zich ook geïnformeerd over het respecteren van de GPDR door deze derden.
Binnen DEOM nv kunnen enkel de verantwoordelijken die in het kader van hun taken toegang moeten hebben tot deze gegevens deze gegevens inkijken. De werknemers zijn gebonden door een vertrouwelijkheidsclausule in hun arbeidsovereenkomst.
Om de gegevens van onze klanten te kunnen ontvangen, hebben we ervoor gekozen om een register bij te houden dat voldoet aan het model van de Commissie voor privacybescherming of de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.autoriteprotectiondonnees.be/) sinds 25 mei 2018.
Hoe lang bewaren we uw gegevens
DEOM nv bewaart “Uw Gegevens” slechts zolang als redelijk en noodzakelijk wordt geacht in verband met de hierboven opgesomde nagestreefde doeleinden.
Alle boekhoudkundige gegevens m.b.t. de geldende Belgische wetgeving worden gedurende 10 jaar bewaard vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het einde van het boekjaar.
Na het beëindigen van een contractuele relatie bewaart DEOM nv de gegevens gedurende 7 jaar, behalve wanneer er een wettelijke bepaling een verlenging van deze termijn zou opleggen.
Overdracht aan derden
Op geen enkel moment zullen we “Uw Gegevens” verkopen of verhuren aan bedrijven of personen deel geen deel uitmaken van DEOM nv. Ons bedrijf, zijn partners en onderaannemers behandelen uw gegevens als vertrouwelijke informatie.
We doen beroep op een extern tussenpersoon. Dit betekent voornamelijk dat voor bepaalde taken “Uw Gegevens” tijdelijk overgedragen worden aan deze derde. Wanneer we dit doen, letten we er systematisch op dat “Uw Gegevens” vertrouwelijk worden behandeld en veilig worden gebruikt. We sluiten in elk geval een contract af met deze tussenpersonen.
Cookies
DEOM nv verzamelt, verwerkt en gebruikt de persoonsgegevens die u bij uw registratie op de internetportalen ingegeven hebt. Bovendien bewaart DEOM nv deze persoonsgegevens en gebruikt ze deze om u toegang te geven tot de internetportalen. Deze persoonsgegevens worden niet verder geanalyseerd door DEOM nv. DEOM nv gebruikt cookies volgens de wet van 13 juni 2005 inzake elektronische communicatie. U vindt een gedetailleerde verklaring over cookies op onze website www.deom.be.
Recht op toegang, rectificatie en bezwaar tegen uw gegevens
Wanneer u klant wordt van DEOM nv registreren we bepaalde gegevens. U heeft rechten met betrekking tot deze verzameling: recht op inzage, correctie en verwijdering van “Uw Gegevens”.
Hiervoor volstaat het om een duidelijk verzoek te richten aan de verantwoordelijke voor de verwerking bij DEOM nv, waarin u nauwkeurig vermeldt wat u wenst in te zien, te verbeteren of te verwijderen. Naargelang uw verzoek behoudt DEOM nv zich het recht voor te vragen dat uw verzoek wordt ondertekend, gedateerd en voorzien van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart. Indien u wenst dat wij “Uw Gegevens” verwijderen, dient u uw verzoek ook specifiek te motiveren. Indien deze voorwaarden worden gerespecteerd zal DEOM nv uw verzoek zo snel mogelijk behandelen en u zo snel mogelijk informeren tenzij zij van mening is dat uw verzoek in strijd is met wettelijke voorschriften (voorbeeld: uw boekhoudkundige gegevens).
Beeldrecht - Vertrouwelijkheid - Bescherming van de privésfeer
Zowel de Klant als DEOM nv verbinden zich ertoe geen vertrouwelijke informatie te bezorgen aan derden en dit zolang de contractuele overeenkomst hen bindt.
Het deelnemen aan evenementen verbonden aan DEOM nv verleent aan deze laatste het recht om de aanwezigheid en de afbeelding op zijn website, sociale media en andere communicatiemedia te publiceren. Het beeldrecht wordt automatisch toegekend, behalve mits uitdrukkelijk, gerechtvaardigd en schriftelijk tegengesteld verzoek.
Alle gegevens die door DEOM nv worden verzameld zijn conform de geldende wetgeving. We verwijzen naar het Privacybeleid dat beschikbaar is op onze website www.deom.be.
Wijziging van het Privacybeleid
DEOM behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid te wijzigen om te voldoen aan de wijzigingen, aanpassingen, ontwikkelingen in de wetgeving en prioritaire herzieningen inzake de bescherming van persoonsgegevens. U kan ook regelmatig het Privacybeleid raadplegen op de website waar de genoemde aanpassingen zijn gedateerd aan het einde van de tekst.
Versie bijgewerkt op 20/06/2024
